Solusi Procure-to-Pay untuk Industri Manufaktur

Ninja Van menerbitkan 10.000 invoice per bulan untuk tiap customer dengan persyaratan yang berbeda-beda. Sebelum Peakflo, Ninja Van perlu menyiapkan tiap invoice secara manual. Terelebih lagi, banyak tenaga dan waktu yang dikeluarkan untuk menyelesaikan sengketa. Dengan Pealflo dan sinkronisasi 2 arah NetSuite, Ninja Van dapat menerbitkan invoice kustom dengan spesifik kolum yang telah dipetakan. Customer portal juga membantu memusatkan komunikasi dan manajemen sengketa dengan customer.

Sebelum Peakflo, vendor mengirimkan invoice dalam bentuk cetak secara manual ke klien NRI. Tim Pengadaan harus memeriksa apakah dokumen pendukung atau invoice yang diterima sudah benar. Kemudian tim Accounting (AP) akan memeriksa kembali invoice dan menginput rincian yang sudah diproses oleh tim Procurement. Untuk vendor baru, tim Pengadaan akan memasukkan faktur menggunakan templat, dan pemberi persetujuan akan memvalidasi dan memverifikasi rincian pesanan pembelian secara manual. Keseluruhan proses ini memakan waktu bagi tim pengadaan dan AP.

Sebelum Peakflo, semua departemen di Hai Sia perlu mengunggah reimbursement dan tagihan vendor untuk persetujuan melalui email dan dokumen hardcopy. Persetujuan sangat sulit untuk dilacak. Dengan Peakflo WhatsApp OCR, tim Hai Sia hanya perlu mengirimkan foto tagihan ke WhatsApp, kemudian entri data akan secara otomatis selesai. Selain itu, tim Hai Sia dapat melacak persetujuan, pembayaran, dan komunikasi dengan vendor dalam satu tempat.

Sebelum Peakflo, tim AR InMobi perlu membuat invoice kustom untuk kebutuhan penagihan tiap negara secara manual. Dengan Peakflo, tim InMobi dapat membuat GST tax invoice dengan kustomisasi tingkat tinggi, seperti penambahan HSN/CAC, QR code, GSTIN, dan e-sign. Mengingatkan customer untuk membayar tagihan juga lebih mudah dengan laporan real-time Peakflo.

Tim operasional EverPlate yang datang bukan dari background finance, mempunyai kesulitan untuk menerbitkan invoice dan melacak pembayaran. Hal ini menyebabkan cash flow yang tidak lancar dan jam kerja yang terbuang untuk melakukan tugas manual yang berulang. Dengan dasbor sentralisasi Peakflo, tim EverPlate dapat melacak status invoice secara akurat dan dapat membuat pengingat pembayaran invoice multi-channel otomatis.

Sebelum Peakflo, tim Gazzda perlu mengirim email pengingat pembayaran secara manual untuk 300 invoice per bulannya. Tim Gazzda juga memiliki kesulitan untuk melakukan entri data untuk tagihan yang diterima secara hard-copy. Dengan Peakflo, Gazzda dapat mengotomasikan pengingat pembayaran. Manajemen invoice juga tersentralisasi, dan memproses tagihan menjadi lebih cepat.

Sebelum Peakflo, bagi tim Rey, persetujuan pembayaran tagihan dapat memakan waktu berhari-hari. Manajemen budget juga memakan satu bulan penuh. Dengan Peakflo, Rey dapat mengotomasikan persetujuan yang kompleks dengan workflow approval. Semua tagihan dan pembayaran secara otomatis diasosiasikan dengan sebuah budget dan akan direkam secara sistematis, sehingga tim finance tidak perlu membuang waktu berjam-jam untuk merekap budget.

Sebelum Peakflo, Janio tidak punya visibilitas akan proses collection, sehingga menjadi sangat sulit untuk merencanakan budget mereka. Janio juga perlu melakukan follow up secara manual untuk 5.000 invoice/bulan. Dengan laporan status pelanggan Peakflo, Janio dapat melihat perilaku customer dan juga timeline mereka. Workflow pengingat pembayaran otomatis juga menghilangkan kebutuhan untuk mengingatkan pembayaran secara manual.

Sebelum Peakflo, Pickupp mempunyai proses manual untuk piutang dan memonitor pembayaran outstanding. Dengan proses manual ini, terjadi komunikasi yang tidak lancar antar tim. Dengan antarmuka Peakflo yang mudah digunakan, memonitor pembayaran outstanding menjadi sangat mudah. Sebagai hasilnya, Pickupp mengurangi overdue hingga 40% dan DSO hingga 25%.

Tim finance beranggotakan 3 orang wanita dari EstimateOne mempunyai kesulitan untuk melacak status pembayaran lewat Spreadsheet karena tidak adanya visibilitas akan overdue. Dengan laporan real-time Peakflo, EstimateOne dapat melihat status invoice customer dengan lengkap, membuat manajemen piutang menjadi lebih mudah dan cepat.

Sebelum Peakflo, tim Glints perlu mengirim pengingat pembayaran satu-per-satu secara manual melalui software akuntansi mereka. Proses mengirim pengingat pembayaran yang ter-personalisasi memakan 1 hari penuh. Dengan pengingat pembayaran otomatis Peakflo, tim Glints dapat mengirimkan pengingat pembayaran invoice ke customer mereka secara otomatis melalui email dan mengurangi DSO.

Tim piutang Arisinfra mengirimkan email pengingat pembayaran secara manual. Proses ini hanya dikerjakan oleh 5 orang tim finance. Dengan pengingat pembayaran otomatis Peakflo, tim finance Arisinfra mengirimkan email pengingat pembayaran secara otomatis, dan hanya 1 orang yang perlu mengecek status pengingat dan pembayaran pelanggan.

WE! interactive, pengguna software akuntasi Xero, perlu mengirimkan pengingat pembayaran invoice satu per satu dengan email. Dengan pengingat pembayaran otomatis Peakflo, WE! Interactive dapat mengirimakn pengingat pembayaran sekaligus.

Sebelum menggunakan Peakflo, Advance menggunakan Google Sheet untuk mengirimkan 500 invoice per bulan ke pelanggan mereka. Pengingat pembayaran juga dikirim secara manual dan memakan waktu setengah hari setiap hari. Dengan pengingat pembayaran otomatis Peakflo, tim finance Advance dapat mengirimkan pengingat pembayaran otomatis melalui email. Sekarang, tim finance mereka dapat fokus kepada tugas yang lebih bermakna.

Tim Peakflo sangat efisien dalam mengerti kebutuhan kami, dan mereka membantu kami membangun sebuah solusi yang terkustomisasi untuk memudahkan operasional harian tim finance. Kami berhasil mengurangi rata-rata overdue hingga 16 hari dan meningkatkan efisiensi proses piutang hingga 35%.

Otomasi persetujuan yang dapat dikustomisasi sangat berguna bagi tim kami. Kami telah menghemat 200 jam kerja per bulan. Kami juga telah mengotomasikan tugas manual, seperti pembuatan PO dan 2-way-matching untuk meningkatkan efisiensi hingga 74%.

Sebelum menggunakan Peakflo, approval dilakukan lewat email, dan tim MyRobin perlu melacak tiap persetujuan lewat Excel. Hal ini menyebabkan terlalu banyak waktu terbuang untuk follow-up kepada pemberi persetujuan secara manual, dan tanpa kapabilitas melacak audit trail.

Alur kerja persetujuan Peakflo sangat membantu kami untuk menyederhanakan persetujuan pesanan pembelian (PO) dan tagihan (Bills) kami. Dengan menggunakan Peakflo, kami berhasil menghemat 20.254 jam kerja dengan menggunakan Peakflo. Selain itu, kami juga tidak perlu lagi membuat laporan secara manual dan menghemat 16 jam kerja dengan menggunakan laporan AP Peakflo yang siap di pakai.

Sebelum Peakflo, klien kami menggunakan lembar Excel dan alat lain untuk membuat dan mengelola pesanan pembelian dan tagihan mereka. Keseluruhan proses tidak terpusat dan tim AP harus menghabiskan waktu berjam-jam menggunakan platform berbeda untuk pemrosesan faktur mereka.

Dalam perangkat lunak akuntansi Xero, pengingat tidak didukung untuk memiliki alur kerja dan tidak dapat dikirim ke segmen pelanggan tertentu sekaligus. Oleh karena itu, kendala terbesar bagi tim keuangan klien kami adalah mengirimkan semua pengingat dan tindak lanjut secara manual dan menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyusun pesan yang tepat.